¿Cómo hacer Seguimiento?
Insistamos en que es importante entender la diferencia entre seguimiento, control y evaluación. El seguimiento es algo que se lleva a cabo a lo largo del proceso lo mismo que el control, pero la gran diferencia es que el seguimiento es cualitativo y el control eminentemente cuantitativo. Si no hay una implicación cuantitativa no hay control. El seguimiento nos informa sobre cómo van las cosas y nos da la oportunidad de ayudar y hacer ajustes para lograr los resultados y los objetivos o metas propuestas. Más que grandes métodos el seguimiento es una actitud y una acción orientada a ayudar a acompañar, a apoyar y a asesorar… Por eso jamás será seguimiento acciones típicas de supervisar, fiscalizar, inspeccionar, vigilar, evaluar, controlar, calificar y mucho menos juzgar, descalificar y condenar.
Podemos hablar de diversos tipos de seguimiento, pero en principio hablemos de dos: el natural y el formal. Natural es aquel que todas las personas, especialmente los jefes, los líderes, debemos llevar a cabo en la gran mayoría de las situaciones. El formal es aquel que lleva unos protocolos o medidas más organizadas, planeadas, estructuradas, como en el caso de una delegación o de la asignación de un proyecto, etc.
Seguimiento natural
- Visitas al puesto de trabajo. Es la más ideal y contundente, siempre y cuando no sea más que supervisión. Por eso debe estar marcada de acompañamiento y apoyo.
- Observaciones directas, pueden ser desde lejos.
- Llamadas telefónicas. Deben ser positivas y constructivas.
- Correos electrónicos, aunque es el menos apropiado. También deben ser positivos y constructivos.
- El correo corriente hoy en día no es nada apropiado
Seguimiento formal
- Preferentemente el seguimiento formal debe ser enunciado o acordado en forma previa, al planear la actividad sobre todo si se pretende que sea muy metódico y estructurado para que no se sienta acoso. Esto implica trabajar con base en un plan de acción donde se establezcan fechas y modalidades o las acciones de seguimiento. En especial se debe hacer esto antes de finalizar las reuniones, al hacer delegaciones o al asignar actividades o proyectos. Puede quedar formulado en las actas, en notas de las discusiones, en planes, cronogramas, etc.
- Por otra parte, un jefe o un coordinador puede enunciar su estilo de seguimiento formal a las personas implicadas y sobre todo garantizarles el propósito de hacerlo para brindar ayuda, apoyo, colaboración y cumplir estrictamente con este propósito.
- Cuando hay fechas topes para que nos envíen alguna tarea o información, se debe realizar alguna acción de seguimiento en forma previa, para que la persona sepa que uno está totalmente pendiente del cumplimiento de lo establecido. Ahora bien, frente al incumplimiento por parte de alguien de sus compromisos, tareas o remisiones, etc., el seguimiento formal debe considerar el envío de recordatorios o incluso una solicitud de explicaciones acerca de qué pasó, para evitar que se siga incumpliendo las fechas límites.
Indelegable, irrenunciable e inexcusable.
Finalmente, es muy importante tener en cuenta que el seguimiento no se puede delegar, no se debe dejar de hacer, aunque las personas que lo reciban se sorprendan o quien lo deba hacer piense que no tiene tiempo para hacerlo o que no es necesario… y de no hacerlo en forma generalizada, no hay excusas válidas. Sin embargo, el seguimiento no se puede convertir en una persecución, ni en un acoso, ni en un exceso o abuso… De ahí la importancia de que su frecuencia sea apenas la necesaria (más frecuente al comienzo y menos frecuente cuando se estabilice su realización dentro de los parámetros establecidos) y sobre todo ―lo más importante es― que se muestre una actitud positiva y constructiva cuando se lleven a cabo acciones de seguimiento.
También es importante manifestar que además del seguimiento a las tareas o responsabilidades asignadas, puede haber seguimiento a actividades colectivas, procesos, proyectos, delegaciones y a algo más global como al desempeño total de un colaborador.
Estrategias prácticas para hacer seguimiento como jefe
Como ya lo explicamos en artículos anteriores, es indiscutible la necesidad de hacer seguimiento (follow up) por parte del jefe para ir logrando mayor efectividad y autonomía en sus colaboradores, así como para asegurar el logro de los objetivos de los procesos. Pero la pregunta que muchos jefes se hacen es ¿cómo hacer dicho seguimiento en forma eficaz? Una aproximación a esa pregunta es lo que pretendo lograr, al plantear estas siete estrategias:
1. Organiza y programa tus seguimientos desde un principio
Cuando das alguna instrucción, asignas una tarea o delegas algún proceso, determina desde un principio qué seguimiento harás, cuándo y cómo; además ubícalo en tu calendario. Programa por lo menos algún seguimiento todos los días para volverlo un hábito y luego disfrútalo; no lo sientas como una carga.
2. Haz tus seguimientos con disciplina. No dejes pasar el tiempo
Es fácil encontrar “motivos” para no hacer el seguimiento porque nuestros hábitos son tradicionalmente contrapuestos al seguimiento, por lo tanto hay que ser consciente de ello para evitar caer en la trampa de dejarse llevar por ese mal hábito. Si programas un seguimiento cúmplelo, si no lo cumples, por cualquier razón que sea, oblígate a reprogramarlo sin dejar pasar mucho tiempo.
3. Siempre que sea necesario prepara un guión para el seguimiento
Piensa de antemano qué puntos quieres revisar en tu acción de seguimiento con la persona encargada del asunto o proceso. Pregúntate qué asesoría o apoyo podría ser necesario. Siempre incluye espacios para que te consulten; escucha en forma activa, haz preguntas, antes de dar tus conceptos, argumentos y recomendaciones.
4. Investiga previamente un poco sobre el proceso y los seguimientos pasados
Trata de revisar qué resultados ha encontrado en el seguimiento a eventos o situaciones pasadas o sobre el asunto del momento, para centrarte en lo importante y para suministrar información u orientación adicional que asegure el éxito del proceso y la efectividad de quien lo tiene a cargo.
5. Utiliza preguntas y mensajes cargados de asesoría y apoyo
No digas esto: «¿Por qué estás atrasado?» ni “¿Y esto por qué no ha salido?” ni “¿Y este desorden?” Ni ¿Qué diablos está pasando aquí?”. Todo esto hará que el seguimiento se convierta en perseguimiento y que pierdas la confianza de quienes supuestamente serían beneficiados con el mismo. El seguimiento bien hecho debe significar acompañamiento y un valor agregado para ellos: «¿Hola cómo vas?», “¿Cómo van por acá?”, “¿Han tenido problemas?”, “¿Alguna dificultad?, ¿Cómo podría ayudarles?”, “¿Qué podríamos hacer?”, “¿Se te ocurre alguna solución?”.
6. Sé persistente en tu actitud de tutor y mentor
Una acción de seguimiento no es una acción de inspección, control, auditoría o evaluación. Es una acción, como ya se dijo, de acompañamiento, lo que hace un coach deportivo con los miembros de su equipo, para que desarrollen ciertas competencias específicas, las pongan en acción y no pierdan el rumbo; o lo que hace un mentor para promover el desarrollo integral del potencial de su mentoriado. Si su colaborador siente que usted hace eso verá el seguimiento como una ganancia con valor agregado para él. Entonces asegúrese de que así lo perciben.
7. Hacer el Seguimiento no significa acosar a los colaboradores
Algunos jefes arguyen que no hacen seguimiento porque no quieren estar molestando a su gente. Pero esto no depende del seguimiento en sí mismo, sino de las actitudes y actuaciones que el jefe asume cuando pretende hacer seguimiento. No se trata de invadir a sus colaboradores cada cinco minutos, ni de acusarlo de los problemas y mucho menos acosarlo con reproches. Bueno, si haces el seguimiento de forma incorrecta puedes agravar las dificultades. Pero si te aseguras de agregar valor a cada acción de seguimiento, le estás prestando un gran servicio al colaborador y a los proceso a su cargo. Piensa en cómo te gustaría que te hiciera seguimiento tu jefe y piensa en cuántos proyectos hubiesen resultado mejor, de haber contado con un excelente seguimiento (asesoría y apoyo) por parte de tu jefe.
En conclusión
No hacemos seguimiento porque no creemos tener tiempo para hacerlo, suponemos que no se necesita, no sabemos cómo hacerlo, nos confiamos en que las cosas van a salir bien, confundimos seguimiento (asesoría, apoyo) con estar por detrás vigilando a las personas, pero finalmente cualquiera que sea el motivo que nos inventemos, la falta de seguimiento nos roba muchísimo más tiempo solucionando problemas del que gastaríamos en hacer un seguimiento bien hecho. Entonces hay que ganar conciencia de la importancia decisiva del seguimiento para incrementar la efectividad de nuestros colaboradores, aprender a hacerlo, programarlo y llevarlo a cabo con disciplina.
Sé un maestro en el seguimiento y conquistarás el arte de la efectividad de tus colaboradores.
César Augusto Muñoz Echeverry
3174310806